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The Initiative

At the start of 2020, a BBFE-wide initiative was launched: "collaboration and new behaviours with O365".  It answers a basic need shared by all: to work in collaborative mode  with secure access to all our tools and documents on a daily basis, all on the move.
Two major events have highlighted this need: cyber attacks and the health crisis.

Within this context, the initiative has been built around three goals :
Simplify concrete daily tasks, thus gaining time to focus on the BYCN “core business”.
Facilitate and secure collective work internally – between disciplines, between OUs, and transversally between departments – and externally, with customers, subcontractors, and partners
Improve performance

To launch the initiative, the creation of an integrated transversal team is essential: the CUTies!

The CUTies, alias “the Office 365 deployment pilots”
The CUTies, also known more formally as the “O365 deployment pilots”, are employees from all the OUs, BBFE sectors, and professions. From the CSI assistant to engineers or salespeople: these varied and complementary profiles contribute to the efficiency and richness of the group.

 




 


La mission principale des CUTies : piloter le déploiement des nouveaux comportements collaboratifs avec Office 365 sur leur périmètre….
Autrement dit, il leurs revient de :  
- Fixer la feuille de route UO/filières et organiser son suivi opérationnel.
- Concevoir les livrables BBFE au travers de groupes de travail.
- Participer à la mise en place et à l’animation du réseau d’ambassadeurs des 365 Fantastiques
- Être en lien avec le responsable digitalisation  local.

Mais ce n’est pas tout… Etre CUTie, c’est aussi et surtout : siéger au CUT O365 BBFE ! 



Un Comité UTilisateurs BBFE : le CUT Collaboration & nouveaux comportements avec Office 365
Anecdote : le CUT a fêté ses 1 an le 29 mai ! 

Ce comité, réunissant tous les CUTies BBFE, est fondé sur le partage et la co-construction.  
Ensemble, les CUTies ont rédigé une feuille de route commune au service de tous qui a été validée par le COMEX BBFE.

Les axes de travail sont les suivants :
- L’accompagnement et la formation des collaborateurs aux outils et aux bonnes pratiques O365
- La création de modèles d’espaces de travail communs avec SharePoint
- La mise en place et l’animation d’un réseau d’ambassadeurs O365
- Le lancement et l’aboutissement du déménagement numérique des serveurs locaux vers le Cloud

Aussitôt dit, aussitôt fait ! Le CUT s’est lancé et de beaux projets ont vu le jour…



Les grandes réalisations du CUT

Vous l’aurez compris, le CUT a produit de nombreux livrables pour décliner la feuille de route BBFE et atteindre ses objectifs : tous les citer pourrait s’avérer long… Voici donc une sélection. 


Les kits de survie

Ces kits – disponibles sur le Digit’All Hub - donnent les clefs de prise en main de plusieurs outils O365 et permettent de définir et de partager un socle de bonnes pratiques pour un travail collaboratif plus efficace.
Déjà disponibles sur les thèmes de Teams, OneDrive et SharePoint, un petit nouveau dédié à OneNote pointera le bout de son nez avant les vacances d’été .


Les formations live events Star Wars

Une saga de trois épisodes conçue et animée par les CUTies pour partager en live toutes les astuces des outils Office 365 du quotidien.

Épisode I : l'ascension des visio Teams
Épisode II : la revanche de OneDrive
Épisode III : l'empire SharePoint-Teams contre-attaque
Le succès est au rendez-vous avec un total de 2739 participants


Les modèles SharePoint Unique Projet BBFE

Un unique espace de travail et de stockage des documents orienté projet qui décloisonne les silos, du développement immobilier au SAV ? C’est possible ! 
Inspiré du modèle SharePoint imaginé initialement par BBSE, un modèle standard BBFE  proposant une trame commune à toutes les filiales et tous les produits BBFE est à disposition de tous. 

Accessible de partout, à tout moment, il a été construit au service des utilisateurs. En quelques mots : ergonomie, transversalité, simplicité et sécurité ! 

Pour l’adopter, il suffit de demander un « SHUP » (SharePoint Unique Projet) à votre CSI.
Un modèle simplifié est désormais à disposition: le « SHUPAO » (SharePoint Unique Projet – Appel d’Offre).
Envie d’en savoir plus ? Jetez un œil aux modèles de démonstration de SHUP et SHUPAO


Le déménagement numérique

L’objectif : déplacer nos documents depuis les serveurs locaux vers des espaces SharePoint. Attention : un déménagement numérique, ce n’est pas déplacer les cartons de la cave au grenier ! 
Au contraire, c’est l’occasion de faire un ménage de printemps… Et la planète vous en remerciera #GreenIT 
Mais qui, quand, comment ? Tout est expliqué dans la note d'application du « déménagement numérique » vers SharePoint.
 

Une ligue d’ambassadeurs : les 365 Fantastiques

Même Superman a besoin de la Ligue des Justiciers… Alors les CUTies ont commencé à recruter leurs propres ambassadeurs : les 365 Fantastiques !

Un Fantastique, c’est un collaborateur qui a une appétence pour le digital et qui s’est porté volontaire pour être un relai local du CUT, formé aux outils, qui sera l’interlocuteur privilégié de ses collègues.

Un aperçu en une minute ? Regardez cette vidéo !
 

Envie de participer à l’aventure ? Rien de plus simple : contactez dès maintenant  le pilote Office 365 de votre UO !


Cet article vous a plu ? Pour aller plus loin, découvrez les autres livrables du CUT : le guide de déploiement Office 365, la règle de nommage des Teams-SharePoint, la synthèse des retours de l’enquête Office & vous, une présentation de la démarche en matinée BYTECH… 

Encore mieux... Suivez l’actualité digitale de Bouygues Bâtiment France Europe sur le Digit’All Hub

 

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Contact : Jani - Vienot Nayanne
Transformation Digitale Bouygues Bâtiment France Europe
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