Lorsque le chantier s’achève, les garanties liées à l’ouvrage construit débutent. C’est la phase « Après-vente », menée par des spécialistes dont le besoin d’accès aux documents produits et reçus durant le chantier est primordial.

Maintenir une vue précise de la phase chantier et de l’ouvrage construit jusqu’à ce que les exigences légales ou contractuelles s’épuisent est la raison d’être de l’archivage des documents / données opérationnelles chez Bouygues Construction. C’est pour cela que des plans de classement par activités détaillent les typologies de documents à archiver à chaque étape des opérations. Ces supports permettent l’uniformisation d’un haut standard de qualité documentaire de nature à répondre aux demandes de nos clients, des administrations, de la justice, sur de longues années, voire très longues années. 

Garantie de parfait achèvement (GPA) – 1 an après la réception de l’ouvrage. 

Utilisation des PV de Réception pour déterminer le démarrage des garanties légales et contractuelles et des PV de levées de réserves de Réception et de Livraison pour attester de la levée des réserves visibles à la réception.
 
Garantie de bon fonctionnement (GBF) – 2 ans après la réception de l’ouvrage. 

Utilisation des fiches produits, de notes de calcul, pour prouver que les désordres sont liés à l’usure normale des équipements ou a fait l’objet d’un entretien ne correspondant pas aux prescriptions du fabriquant. 

Garantie décennale – 10 ans après la réception de l’ouvrage.

Utilisation des plans, des notes de calculs correspondantes, des correspondances pour prouver la conformité et/ou le bon dimensionnement des ouvrages vis-à-vis des ouvrages réceptionnés. 

Dommages environnementaux – 30 ans après la survenue du dommage.

Utilisation des Comptes rendus chantiers, des bordereaux de déchets chantier, pour prouver que les règles ont été respectées. 
 

Pour défendre les droits de l’entreprise, le service Archives et Records Management organise avec les métiers les process généraux d’archivage et met à disposition les outils informatiques pour retrouver et consulter les documents archivés sur toutes les opérations qui lui ont été confiées (27000 références en avril 2023) : plans des bâtiments, correspondance contractuelle, contrats, marchés clients, etc…

Le service assure la livraison de milliers de boites chaque année, et suit la consultation électronique de plusieurs dizaines de milliers de fichiers. Il investit aussi dans les applications nécessaires pour suivre l’évolution des pratiques documentaires des collaborateurs (voir encadré BIM). Sans cela, l’entreprise aurait bien du mal à régler les centaines de litiges annuels et devrait régler plusieurs millions d’euros de contentieux chaque année.