L’an dernier, lors des Journées du Patrimoine 2021, le service Records Management/Archives BYCN mettait l’accent sur le thème de la sécurité informatique mise en place autour de la plateforme Remind, la sécurité des locaux d’archives et la destruction sécurisée des documents physiques.
 

Entretien avec :
Franck Astolfi, Responsable Records Management BYCN
Benoît Moine, Responsable Dématérialisation-Collaboration BYCN IT

Cette année vous souhaitez faire un focus sur la gestion documentaire de l’entreprise au travers deux sujets : la Politique d’archivage managérial du groupe BYCN et la différence entre Records Management (RM) et Knowledge Management (KM). Pour commencer pouvez-vous nous dire ce que contient cette politique ?

F.A. / Il s’agit d’un document synthétique qui est en cours de finalisation.
> « La Politique d’archivage (PA) consiste pour une entreprise à faire siens quelques principes de gouvernance de l’information dans une optique de maitrise des risques documentaires dans la durée » voici la définition donnée par M.A. Chabin dans son ouvrage Des documents d’archives aux traces numériques
> La PA est la clé de voûte de l’organisation des données et elle est mise en œuvre au travers de la politique de Records Management.
> Un paragraphe sur le KM a été ajouté, il décrit les règles à mettre en place pour une gestion dans le temps des données.

Vous parlez de « KM », pouvez vous nous expliquer la différence avec le « RM » ?

Effectivement, il y a parfois confusion entre les deux termes. D’ailleurs certains ont développé la notion de « K.R.M. » !
Voici pour une meilleure compréhension deux définitions qui permettent de mieux appréhender la distinction entre ces deux activités.
La différence entre l’information d’entreprise et l’information dans l’entreprise est celle de l’usage et de la responsabilité. On peut distinguer deux grands types de relations entre les personnes et l’information :

     > RM (Records Management)

« D’un côté, les documents et données sont des actifs informationnels pour l’entreprise, c'est-à-dire des biens à préserver, à gérer, en fonction de leur valeur propre et potentielle pour la défense des intérêts de l’entreprise. »

Le Records Management s’appuie sur la norme ISO 15489 qui décrit l’organisation et la gestion en charge d’un contrôle systématique des documents de leur création jusqu’à leur sort final, c'est-à-dire leur destruction ou leur versement en archives historiques ou patrimoniales. La norme précise également les méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents.
Pour mener à bien ce travail nous mettons à disposition des collaborateurs des Plans de classement et d’archivage qui intègrent un référentiel de conservation par activité, qui renseignent pour chaque document un ou des supports finaux de conservation. Nous formons les collaborateurs à l’utilisation de la plateforme d’archivage ReMind pour l’archivage sécurisé, la consultation et la recherche de données.

     > KM (Knowledge Management)

« De l’autre côté, les documents et les données sont une source d’information ; ce qui importe est la connaissance que l’on peut retirer du document pour apprendre, réfléchir, produire d’autres documents, poursuivre l’activité, dans un processus général de création de valeur. »

B.M. / Un travail au long court est mené sur le RM depuis de nombreuses années mais à présent un travail organisationnel important reste à mener, notamment autour du cycle de vie de nos environnements documentaires, dont SharePoint et Teams, pour les structurer afin de faciliter la capitalisation et l’archivage des documents à conserver. Ce travail facilitera la recherche de la bonne information, contribuera à la maîtrise de notre empreinte carbone liée à l’IT en ne conservant que ce qui est utile et permettra également de maîtriser les coûts : SharePoint n’est pas gratuit pour le Groupe, plus nous stockons, plus nous payons !

Vous évoquez SharePoint et son coût pour l’entreprise. Avez-vous des bonnes pratiques à promouvoir ?

Pour vos projets, il est possible de définir des modèles Sharepoint. Ainsi votre espace est structuré dès le début, conformément au plan de classement, et vous gagnez du temps pour l'archivage final des documents utiles et/ou à valeur légale.

Pensez à faire le tri durant la vie de l’espace SP en supprimant par exemple des versions trop volumineuses et obsolètes.

Si vous souhaitez mener une action de suppression, n’oubliez pas que si vous détruisez des fichiers synchronisés sur votre One Drive, ils disparaitront en même temps du SharePoint sur lesquels ils sont stockés. La synchronisation des fichiers est une pratique qu’il convient de manier avec prudence.

N’oubliez pas de vous désynchroniser avant de détruire quoique ce soit. Sur tous ces sujets, vous pouvez contacter votre CSI pour en savoir plus (cliquez ici pour voir la liste des CSI).