Toute cette semaine, alors que monuments et lieux historiques s’apprêtent à ouvrir leurs portes pour les Journées Européennes du Patrimoine les 19 & 20 septembre prochains, Bouygues Construction propose à ses collaborateurs une visite de ses archives. Crise sanitaire oblige, les visites seront virtuelles. Si, contrairement aux années précédentes, les collaborateurs ne pourront pas fouler le plancher des sous-sols de Challenger (où se trouve une partie des archives du Groupe), l’expérience virtuelle permet toutefois d’appréhender les enjeux de la conservation de nos données : Qui archive et qui consulte ? Comment fonctionne la numérisation d’un plan ? Comment est organisée l’équipe Records Management et qui sont ses partenaires ? Autant de questions qui trouveront leurs réponses au fil de la visite. Rejoignez-la dès à présent en cliquant ici.
 
Préserver la mémoire de l’entreprise et de notre patrimoine
Pérenniser et sécuriser, tel est l’enjeu du service Records Management, en charge des archives de l’entreprise. En effet, dans le cadre de ses fonctions, tout collaborateur produit et reçoit de nombreux documents dont l’entreprise doit garantir une conservation pour une durée légale plus ou moins longue.
Ainsi archivés, les documents opérationnels et fonctionnels peuvent être consultés durant plusieurs années pour des raisons juridiques (contentieux, suivi de la garantie décennale), ou commerciales, par exemple dans le cas d’une réhabilitation. Une demande d’archive peut émaner de l’interne (Service Après-Vente, RH, Comptabilité, …) comme de l’externe. Clients, Administrations ou même conseils syndicaux de copropriété font d’ailleurs souvent appel aux archives de l’entreprise afin de récupérer, en accord avec les juristes et/ou les Services Après-Vente, plans et informations nécessaires à l’évolution de nos territoires.
En 2020 par exemple, dans le cadre de la construction de la nouvelle piscine olympique pour Paris 2024, nous avons mis à disposition les plans des fondations du Stade de France, voisin immédiat de la future infrastructure.
Les archives de Bouygues Construction regroupent et sécurisent ainsi de nombreuses informations relatives au patrimoine culturel et architectural que le Groupe a participé à construire année après année, en France et à travers le monde.

Reflet de la transformation de l’entreprise
L’équipe Records Management de Bouygues Construction s’appuie sur des correspondants archives dans les filiales France du Groupe. Ils travaillent avec les mêmes procédures et mêmes outils méthodologiques et informatiques qu’à Challenger. Eve Aubert par exemple gère les archives de Bouygues Bâtiment Sud-Est.

Miroir de notre transformation, les archives de Bouygues Construction n’échappent pas à la digitalisation. Déployée depuis 2014, la plateforme d’archivage ReMind centralise nos archives physiques et électroniques. Accessible à tous les collaborateurs disposant de droit d’accès, elle conserve tant des fichiers générés par nos applications métiers, comme eDoc ou SharePoint (ReMind Standard), que l’archivage de flux automatisés en provenance de SAP, d’Eclosing pour les marchés travaux et de RubisRH pour les bulletins de paie (ReMind Valeur Probante).
La plateforme, qui compte à ce jour près de 14 To de données, fera l’objet d’une montée de version d’ici la fin d’année. L’enjeu de cette évolution : le renforcement de la sécurité de la plateforme et la simplification de son ergonomie.

Outre la transformation digitale, la dimension écologique est également une préoccupation du Service Records Management. Grâce aux procédures et l’évolution de ses outils, le Service a permis le recyclage de 795 Tonnes de papier, limitant ainsi l’empreinte environnementale de Bouygues Construction. Par la gestion avancée et raisonnée du patrimoine documentaire, les archives s'inscrivent pleinement dans la stratégie de développement durable et de RSE du Groupe.
Rejoignez la visite virtuelle dès maintenant en cliquant ici.
 

Les archives de Bouygues Construction, en chiffres